Sikker og korrekt udarbejdelse af arkiveringsversioner 

- godkendte afleveringer til arkivmyndighederne


Ifølge Arkivloven om offentlige arkiver og om offentlige arkivers virksomhed har kommuner pligt til at bevare data, hvis der er truffet beslutning om bevaring. Kommuner og regioner skal aflevere arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, og som skal bevares, til et offentligt arkiv. Det gælder blandt andet ved udskiftning af it-systemer og i forbindelse med overholdelse af de definerede journalperioder. I disse tilfælde skal der afleveres en arkiveringsversion til Rigsarkivet eller et andet offentligt arkiv, inden et it-system slettes eller, når data er irrelevante i relation til administrativ anvendelse. Alle landets kommuner står dermed løbende over for opgaven med konvertering af data og klargøring til aflevering til arkivmyndighederne. I Dafolo og Convergens arbejder vi på højtryk med at hjælpe kommuner og statslige myndigheder med at konvertere og klargøre data til arkivering.


Systematik og erfaring sikrer kvalitet i afleveringsversioner

I praksis indebærer opgaven med konvertering og klargøring til aflevering af filer til arkivmyndighederne en omhyggelig og grundig systematik samt en sikker håndtering af data herunder overholdelse af GDPR. Vi har indgående indsigt i retningslinjerne og sikrer dermed, at opgaven med konvertering af filer samt dannelse og aflevering af arkiveringsversionerne til arkivmyndighederne udføres i overensstemmelse med Arkivloven.
 

Projektmodel

Vores afleveringsprojekter tilpasses den enkelte myndigheds behov og ønsker og indeholder altid en indledende analysefase, hvor der bl.a. træffes beslutning om afleveringsmetode, oprydning i data og filtyper. I den indledende fase afklares udvælgelse af data til afleveringsversionen og der sættes fokus på uhensigtsmæssigheder i brug og anvendelse af data. Som grundlag for foranalysen indgår dataudtræk og statistik, der f.eks. kan give et overblik over antal sager fordelt på sagsstatus, antal passive sager, dokumenternes filtyper og omfanget af særligt store filer.

Med udgangspunkt i statistiske data bidrager vi med kvalificeret sparring, så myndigheden kan træffe de nødvendige valg i forhold til oprydning og udvælgelse af data til en aflevering – herunder evt. kassation.
 

Udvalgte referencer

  • Gladsaxe kommune
  • Gribskov kommune
  • Herning kommune
  • Odense kommune
  • Uddannelses- og forskningsministeriet
  • Undervisningsministeriet
  • Vejdirektoratet
     

Godkendt leverandør

Convergens er på Rigsarkivets liste over godkendte leverandører af arkiveringsversioner.
 

Kontakt os og hør mere

For yderligere information om arkivering af databaser kan du kontakte vores specialkonsulent indenfor arkivering Kim Lund Madsen på klm@convergens.dk eller telefon 7020 3820.