Løsning til automatisk afhentning og fordeling af post fra virk.dk

 

En digital postløsning, der virk'er

Slut med at bruge tid på manuel fordeling af post fra virksomhedens digitale postkasse på Virk.dk. Her er løsningen der tømmer, beriger og fordeler posten. Helt automatisk.

Siden slutningen af 2013 har alle kommunale institutioner, myndigheder og private virksomheder været omfattet af Loven om Digital Post og modtager derfor mere og mere post i virksomhedspostkassen fra blandt andet Virk.dk med et stort forbrug af medarbejderressourcer til følge.

Convergens præsenterer hermed en løsning der ikke bare automatisk tømmer virksomheders og myndigheders postkasse på Virk.dk, men også beriger og fordeler beskederne til de rette modtagere.

 

Postfordeling med power og effektivitet

Virk.dk løsningen formår i

al sin enkelthed at tømme den digitale postkasse automatisk.

Efterfølgende bliver meddelelserne beriget og fordelt korrekt til de rette modtagere. Det sker ved hjælp af funktionaliteterne i regelmotoren, hvor der kan opsættes specifikke regler, som systemadministratoren løbende selv kan tilpasse og øge antallet af, efterhånden som behovet opstår. Er posten ikke omfattet af en regel, vil den blive fordelt til en hovedpostkasse, og resten af processen foregår automatisk.

Dermed kan virksomheden/kommunen nu eliminere fejl og opnå store besparelser, hvad mandetimer angår. Samtidig får man en langt mere sikker og ensartet proces med hensyn til fordeling af digital post. 

Se vores video der illustrerer den smarte proces: www.io-management.dk.

Konkret afhenter Convergens I/O Manager posten fra Virk.dk via REST interfacet for Digital Post og sikrer forsendelsen til korrekte modtagere via SMTP.

 

Løsningen sikrer et langt mere effektivt og optimalt samspil med virk.dk grundet:

Berigelsesfunktionalitet, som si

krer, at alle meta-data og tekst bliver brugbare for reglerne.

Mulighed for at lave relativt simple regler, der f.eks gør, at hvis afsenderen er Trafikstyrelsen, videresendes postemnet til netop den afdeling, der er ansvarlig for henvendelser direkte relateret til emne og afsender.

Mulighed for opsætning af mere komplekse regler som, på baggrund af eksempelvis søgninger i selve post emnet samt udnyttelse af attentionformat med mere, fordeler til en bestemt modtager.

Et intelligent system, der lærer af de medsendte meta-data og dermed løbende kan automatisere processen i højere og højere grad ved til stadighed at opstille nye regler for fordeling.

Fremtidssikring, der muliggør modtagelse af post fra andre kanaler end virk.dk, eksempelvis sikker mail.

Aflevering til andre systemer end postsystemer, heriblandt f.eks. ESDH-løsninger, OIO Sag og Dokument Service(s).

Mulighed for implementering af yderligere berigelsesfunktioner, f.eks. brug af autoklassificeringsværktøjer som TAXON, brug af Regular Expressions til at trække nøgleværdier, f.eks. registreringsnumre, ud af pdf-filer med mere.

 

Kontakt os og hør mere

For yderligere information om arkivering af databaser kan du kontakte Stephen Hall Reusch på sha@convergens.dk eller telefon 7020 3820.