Fraværsregistrering til kommunale tilbudssteder

Convergens har sammen med Odense Kommunes Udførerenhed udviklet en samlet løsning for kommunale tilbudssteder. Løsningen erstatter/supplerer/optimerer en række primære arbejdsprocesser for tilbudsstederne, herunder:

• Indskrivning af borgere
• Fordeling af borgere
• Planlægning og opfølgning for Jobkonsulenter
• Fremmødelister
• Fremmøderegistering (enten via stregkodeaflæsning af sygesikring eller manuelt)
• Fraværshåndtering (dannelse af fraværs- og tilbagekomstlister)
• Afmeldning

 Sekundært skal løsningen: 

• Sikre (bedre) håndtering af personfølsomme oplysninger (data-adgang og logning)
• Sikre (bedre) kobling til ESDH/Journalskrivning
• Sikre (bedre) mulighed for ”opfølgning” (lige fra den enkelte medarbejdere til ledelse)

 Anbefaling 30: Større automatik i fraværsregistrering på tilbudssteder

Problem: I dag er der en del sanktioner, der ikke kan gennemføres på grund af problemer med kommunikationen mellem jobcenter og tilbudssted.
Jobcentret har vanskeligt ved at sanktionere, hvis borgeren hævder at have meldt afbud til et tilbudssted på grund af eksempelvis sygdom, og tilbudsstedet ikke har en systematisk og fejlfri fraværsregistrering.

Anbefaling: Det anbefales, at der etableres et centralt webbaseret fraværsregistreringssystem for tilbudssteder, som også kan bruges af virksomheder med personer i  virksomhedspraktik. Systemet skal kunne bruges til automatiske indberetninger af fravær til det fælles datagrundlag og de kommunale systemer, og tilbudsstederne skal have pligt til at anvende systemet.

Systemet indrettes, så der – i tråd med reglerne om at registrering kun kan ske syv dage tilbage i tid – sker en indberetning til datagrundlaget mindst hver syvende dag.

Anbefalingen er alene teknisk og sikrer ikke i sig selv datadisciplin på tilbudsstederne i forhold til registrering. Forventningen er dog, at en brugervenlig og simpel digital understøttelse vil lette registreringerne og dermed understøtte en højere datadisciplin.

Citat: anbefaling 30 i AFBUREAUKRATISERING AF RÅDIGHEDS- OG SANKTIONSREGLER (JUNI 2011 UDARBEJDET FOR ARBEJDSMARKEDSSTYRELSEN)

Case-study

Løsningen giver mulighed for, at borgeren selv registrerer sit fremmøde på tilbudsstedet.

Fremmøderegistrering sker via stregkodeaflæsning af borgerens sygesikringskort eller borgeren taster sit CPR-nummer.

Tilbudsstedet kan naturligvis også selv registrere fremmødeoplysninger, i det tilfælde at en borger f.eks. ringer og meddeler om sygdom.

Borgerens registreringer lagres i en database, hvor det efterfølgende er muligt at danne fraværs- og tilbagekomstlister.

Løsningen er konstrueret på en så fleksibel måde, at den enkelte myndighed selv kan opsætte sit eget regelsæt – ja selv pr. tilbudssted -  hvilke hændelser, der skal indebære, at en borger tilgår fraværs- eller tilbagekomstlisten. Det kan være f.eks. være lokale variationer fra tilbudsted til tilbudsted og hvorvidt der er tale om kontanthjælpsområdet eller dagpengeområde.

Også et planlægningsmodul for Tilbudsstedet og Jobkonsulenten og et ledelsesinformationsssystem med direkte rapporter til Excel

Løsningen er fleksibel – da myndigheden selv kan definere sine tilbudssteder og forløb på disse.

Løsningen er opbygget omkring en model, hvor borgere indskrives centralt og derfra fordeles til forløb på de enkelte tilbudssteder.

Løsningen giver mulighed for at se ”belastningen af Job-konsulenten”  - Hvis en borger på en given dato indskrives til f.eks. et 4 ugers forløb kan man på baggrund af de allerede eksisterende data f.eks. se hvilke job-konsulenter der pt. eller i perioden f.eks. har flest igangværende borgere.

Job-konsulenten får et værktøj, hvor status på såvel den enkelte borger som hele den samlede borger-portefølje for konsulenten er let tilgængeligt – og hvor der kan markeres individuelle opfølgningsdatoer på specifikke tidspunkter i forløbet for borgeren.

Som standard indeholder løsningen mulighed for at trække en række standard-lister, herunder dagens fraværs- og tilbagekomstlister, men også dagens personer som skal møde i tilbudstedet mm Men ud over standardlisterne – indeholder løsningen også integration til Excel. Til løsningen medfølger et selvstændigt rapport-modul, hvor myndigheden selv kan opsætte prædefinerede rapporter, der automatisk eksporteres til Excel. 

Optioner/Integrationer som kan tilkøbes

• Decentralt Person Register/DPR for oprettelse af borgere – kan være relevant ved registrering af borgeren
• ESDH
• Web-løsning så løsning kan anvendes af virksomheder med virksomhedspraktik
• Mobil App til fremmøderegistrering v. åbne pladser (f.eks. byggepladser)

 Vil vide mere?

Så kontakt Convergens på 7020 3820 eller info@convergens.dk.