Effektiv arkivering og levering til Statens Arkiver

Den lovmæssige arkivering af bl.a. ESDH databaser er for mange en tung og tidskrævende proces. Det kræver indsigt i den gældende lovgivning og et dedikeret set-up, der kan analysere, arkivere og dokumentere. Hos Convergens har vi gennem årene opbygget stor erfaring i dette og udviklet en yderst effektiv proces, der sikrer levering med stor kvalitet og sikkerhed i henhold til Statens Arkivers bekendtgørelse for området.

Vi arbejder med 4 klart definerede faser, der tilsikrer, at vi hurtigt får overblik og indsigt i opgavens kompleksitet og omfang, således at arkiveringen kan igangsættes og gennemføres mest mulig effektivt. Vi arbejder ud fra faserne:

  • Foranalyse
  • Gennemgang, oprydning og klargøring af databaser
  • Arkivering & dokumentation
  • Aflevering

 

Dedikeret miljø til arkivering

Alle data bearbejdes i vores sikre miljø, hvor særligt dedikerede servere er sat op til at kunne bearbejde data effektivt og under optimale forhold. Vi anvender særlig udviklet software til analyse, opsætning af strukturer og den endelig arkivering.

I forbindelse med konverteringen udarbejdes en afleveringsrapport, der beskriver alle processer og eventuelle fejl og uhensigtsmæssigheder i arkiveringen. (dette er en del af kravet til leverancen)

Til kontrol af XML strukturen og tilsikring af at afleveringen er eksekveret korrekt anvendes Ada - Statens Arkivers testprogram for arkiveringsversioner.

 

Konvertering af dokumenter

I forbindelse med konverteringen af databaserne medtages også konvertering af vedhæftede dokumenter/filer, hvilket hovedsagligt sker til TIFF filer.

 

Convergens tager hånd om hele processen

Convergens tilbyder en full-service løsning, hvor vi varetager den løbende dialog med Statens Arkiver (stadsarkivet) om eventuelle tvivlsspørgsmål, så vores kunder kun bliver inddraget i dele af processen det er nødvendigt, i forhold til at få svar og materiale.

Listen over referencer omfatter bl.a. kommunerne Ikast-Brande, Gladsaxe, Odense, Gribskov, Ribe Amt og Undervisningsministeriet. Vi har særlig god erfaring med konvertering af Notes databaser, men leverer effektiv arkivering af alle SQL databaser.

 

Kontakt os og hør mere

For yderligere information om arkivering af databaser kan du kontakte vores specialkonsulent indenfor arkivering Kim Lund Madsen på klm@convergens.dk eller telefon 7020 3820.