Idégrundlag

Den procesorienterede arbejdsplads.

"Procesorientering" - dvs. det at anvende IT til at effektivisere hele processer og arbejdsgange og anvende internettets infrastruktur til at fastholde og udvikle sine kunde/borger relationer - er vores mål.

Lidt brutalt kan man sige, at måden vi i det daglige anvender IT på, ikke har ændret sig radikalt de sidste 25 år. Vi har fået masser af teknologi, vor arbejdstid foran skærmen nærmer sig snart 80% og den informationsmængde vi producerer og bearbejder vokser med ekspressfart - men vi har som sådan ikke mere kontrol over informationsressourcen end vi havde for 25 år siden. Vores tilgang til IT er stadig opgaveorienteret - dvs. vi bruger hovedsageligt teknologien til enkeltstående opgaver (at skrive et brev, lave en beregning, bogføre en transaktion, styre et produktionsforløb, lægge noget information på web-sitet etc.).

Hvis man ser på de samlede teknologier vi typisk har til rådighed (økonomistyring, kommunikation/e-mail, kontorværktøjer, instant messaging, content management, specialapplikationer mv.) - kan man nogenlunde sikkert konstatere, at de fleste opgaver er understøttet teknologisk. Vi befinder os imidlertid i en virkelighed hvor arbejdet består af mange sammenhængende og overlappende processer, der håndteres af flere forskellige individer i organisationen, og til hvilke brugen af mange forskellige systemer og ikke mindst informationer er påkrævet. Der springes rundt mellem de enkelte systemer, der dobbeltindtastes ofte, og det er ikke altid lige indlysende, hvor information og dokumenter skal placeres. Især vores dokumenter kan være svære at håndtere - da vi som regel ikke har fælles "pladsholdere", hvor vi kan indplacere vores dokumenter til andres anvendelse, handling og genfinding. 

At e-mail er gået hen og blevet mange organisationers vigtigste informationssystem og arkiv er et godt udtryk for at vi mangler et eller andet til strukturering af dokumentbåret information.

Det vi allerhelst vil, er at kunne opbygge en individualiseret arbejdsflade, hvor den enkelte medarbejder kan blive præsenteret for ét samlet overblik over alle de informationer og data, der er relevante for en given opgaveløsning. Et system der sikrer at medarbejderen får alle de relevante værktøjer stillet til rådighed - og som frem for alt præsenterer tingene i den rigtige kontekst.

Altså en slags "proces-portal" der skaber overblik, effektivitet og hurtighed.

I princippet findes allerede det meste af den teknologi der skal til for at kunne lave en proces portal - men den teknologi fungerer kun hvis datagrundlaget er i orden.

Et hovedproblem man støder ind i er at en meget vigtig del af de informationer man skal bruge - ganske enkelt ikke er tilgængelige. Her tænkes på de forretningsdokumenter der i dag er spredt ud over e-mailens ind- og udbakker, i forskellige fil systemer og som ligger på papir i mapper og på skrivebordene. En information som ofte udgør kernen i en given arbejdsproces.

En væsentlig forudsætning for at skabe et procesorienteret IT-miljø - er dermed, at der er styr på "informationsressourcen", og netop her kommer systemer til informations- og dokumenthåndtering ind i billedet.

Vores ide er, at skabe struktur i organisationens produktion af information og dokumenter. På det korte sigt for at gøre det hurtigere og lettere at kunne samarbejde om information og at kunne genfinde det, på det lange sigt at kunne lave procesportaler der virkelig kan gøre en forskel for organisationens måde at arbejde på.